数电发票究竟方便了谁? 数电发票究竟保存什么格式?PDF? XML? OFD?数电票如何进行正确的报销、入账和归档

截止目前，全国已经有24个省市自治区进行了数电发票的试点，越来越多的省份可以开具数电发票了。

但是，自数电发票试点以来，小编收到的留言就没有停过。尤其是关于“数电发票到底方不方便”的讨论：

很多网友也是纷纷表达了自己的观点，分为正方和反方。

正方：数电发票确实方便

1、单张开票金额无限制、客户可以很快拿到发票

2、业务员不用担心丢发票了

反方：数电发票方便了所有人，就是没方便会计

1、录入数电发票号码很抓狂

2、系统卡顿，一到征期更甚

2、交付麻烦，还要下载交付

数电发票究竟方不方便，小编不作过多置喙，任何新事物的出现一定有两面性，税务局出具数电发票的初衷也一定是为了纳税人开票的合规和更好的监管。

你觉得数电发票到底方不方便呢？可以给我们留言，大家一起讨论~

除了这些优缺点以外，还有很多诸如数电发票要用什么格式保存入账、开票要频繁刷脸等问题，小编这就给大家整理统一解答一下。

5月17日，财政部会计司公布了《电子凭证会计数据标准》的通知，其中，明确了数电票报销归档的保存方式：

通知重点：

给大家总结如下：

1、接收方接收完数电票后，无需打印，直接以XML文件进行报销入账归档即可。

2、接收方如果确实需要打印数电票的，除了要保存纸质版发票外，还要保存XML格式电子文件。

因此，财务人员注意了：数电票接收以后，无论打不打印，都要保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件！

更后，给大家总结一下三种样式的功能：

为了方便理解，给大家准备了一张流程图：

具体流程讲解：

1. 电子发票、电子凭证的获取和存储：企业通过邮箱下载、税务局网站下载等渠道获取数电票数字签名的XML数据文件。

2. 票据存储：将获取的数电票存储至发票池。对于无报账系统（如报销系统或发票池）支撑文件获取和存储的企事业单位，建议由员工手工下载至本地存储。

3. 文件验签、发票验真：在进行报销入账之前，企业需对接收的带数字签名的XML格式的数电票遵从现有的税收征管要求进行发票查验，以保证发票的真实性。只有查验成功的发票才可报销入账，企业记录发票的验真、验签信息。

4. 解析XML文档：自行或调用财政部提供的免费电子凭证工具包解析接收的XML文件，并存入发票池。

5. 根据数电票是否是增值税专票，如果是专票则进行5.1和5.2处理。

5.1. 发票抵扣：数电票关联的业务入账后，依据税务总局的要求进行抵扣处理，抵扣确认后保存到发票池，记录发票的抵扣信息。

5.2. 进项转出：发票进行抵扣后，企业根据发票用途的转变，进行进项转出处理，并将发票转出信息记录到发票池。

6. 资金支付：对于需要付款类业务，可以由资金系统进行业务处理审批后完成资金支付。信息化较好的企业单位按《数电票标准》的要求根据银行回单回写电子凭证支付状态位信息。

7.会计记账：核算系统根据报销业务信息、数电票的电子凭证信息，同时按照《数电票标准》要求回写电子凭证状态位信息。

8. 归档准备：企业可设定归档前的文件生成准备时机，自行或借助财政部的免费工具包生成电子凭证-入账信息结构化数据文件。并将记账凭证、报销单、数电票含有数字签名的XML格式电子文件、电子凭证入账信息结构化数据文件等文件打包形成电子会计凭证文件。

9. 会计资料归档：单位需按照财政部的监管要求，按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（财政部 档案局令第79号）和《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）的相关要求，参考《电子会计档案管理规范》（DA/T 94—2022）和《行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范》（DA/T 95—2022），将上述电子会计凭证文件进行归档，以备财政部相关监管部门查验。

附：电子凭证报销入账归档的具体要求

一、开票过程中，会出现频繁的刷脸认证，怎么解决？

答：用公司的法定代表人或者财务负责人登录电子税务局，修改身份认证频次。

具体操作如下：

（一）登录电子税务局，依次点击【我要办税】-【开票业务】；

（二）点击【蓝字发票开具】，再点击【身份认证频次设置】；

（三）在【身份认证频次设置】界面，您可以根据需要修改人脸识别的认证刷脸频次，间隔时间的设置范围为0.5小时-24小时。

一、收到数电票，应当以何种格式的文件保存入账？

答：根据《财政部会计司关于公布电子凭证会计数据标准（试行版）的通知》（财会便函〔2023〕18号）的规定，接收方取得数电票报销入账归档的，应按照《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号，以下称《通知》）和《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）的相关规定执行。

超卓，接收方可以根据《通知》第三条、第五条的规定，仅使用数电票含有数字签名的XML文件进行报销入账归档，可不再另以纸质形式保存。

第二，接收方如果需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的，应当根据《通知》第四条的规定，同时保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。

二、我公司的银行账号信息有变化，开具数电发票时“销售方信息”中还是原账号，如何进行修改？

答：企业的银行账号信息发生变更后，企业的法定代表人、财务负责人和办税员需要登录电子税务局，先在【我要办税】-【综合信息报告】-【制度信息报告】-【存款账户账号报告】模块中修改。

变更后，在【我要办税】-【开票业务】-【蓝字发票开具】模块销售方信息中“销方开户银行”栏次下拉框选择。

四、在开具蓝字发票时，填写项目名称后为什么无法带出税率？

答：蓝字发票开具时，只有选择已经维护的项目名称时才会正常带出税率。若要新增项目信息，具体操作如下：

（一）登录电子税务局，依次选择【我要办税】-【开票业务】-【开票信息维护】，进入对应模块。

（二）在主页面左侧“项目信息分类”中选择一个节点，点击“+”或“…”，弹出新增项目分类页面。填写完毕后，点击“保存”，保存信息并返回主页面；点击“取消”，取消保存信息并返回主页面。

（三）在左侧选中一个项目信息分类后，在主页面右侧点击“添加”，进入添加项目信息页面。

（四）填写对应的项目名称等信息。项目信息填写完毕后，点击“保存”，保存信息并返回主页面；点击“取消”，取消保存并返回主页面。